Mediante la función de Compartición de archivos podrá almacenar archivos en el servidor, compartirlos con sus empleados o hacerlos públicos. Asimismo, puede utilizar esta función para transferir cómodamente archivos demasiado grandes para poder enviarlos por email.

La opción de compartir archivos sólo está disponible para el administrador y para los usuarios creados en suscripciones que le pertenezcan. Los clientes no pueden cargar archivos, únicamente pueden descargar archivos compartidos si se les facilitan los enlaces directos a estos.

Para almacenar archivos en el servidor, abra cualquier suscripción del administrador del servidor y vaya a la sección Compartición de archivos.

Para cargar un archivo, haga clic en Cargar archivos. Puede cargar archivos en una de las siguientes ubicaciones:

• Archivos personales. Los archivos almacenados aquí son visibles tanto para el usuario que los cargó como para los administradores principal y secundarios. Para descargar un archivo personal mediante un enlace directo, es preciso disponer de las credenciales del administrador.
• Archivos compartidos. Los archivos almacenados aquí son visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la función de compartición de archivos. Para descargar un archivo compartido mediante un enlace directo, es preciso disponer de las credenciales del administrador.
• Archivos Públicos. Los archivos almacenados aquí son visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la función de compartición de archivos. Para descargar un archivo público mediante un enlace directo, no se requiere autenticación. De esta forma, resulta más cómodo compartir archivos con los clientes. Para inhabilitar el almacenamiento de archivos públicos, vaya a Herramientas y configuración > Configuración de la compartición de archivos (en el grupo Configuración general) y deseleccione la casilla Permitir archivos públicos.
• Archivos protegidos con contraseña. Los archivos almacenados aquí son visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la función de compartición de archivos. Para descargar mediante enlace directo un archivo protegido con contraseña, deberá facilitar un nombre de usuario y una contraseña previamente configurados. De esta forma, resulta más cómodo compartir archivos con clientes específicos. Para especificar las credenciales de acceso necesarias para descargar archivos protegidos con contraseña, vaya a Herramientas y configuración > Configuración de la compartición de archivos (en el grupo Configuración general) y modifique los valores Nombre de usuario para acceso a archivos y Contraseña para acceso a archivos. Para inhabilitar el almacenamiento de archivos protegidos con contraseña, vaya a Herramientas y configuración > Configuración de la compartición de archivos (en el grupo Configuración general) y deseleccione la casilla Habilitar protección con contraseña de archivos públicos.

Una vez cargado un archivo, podrá moverlo o copiarlo a una ubicación distinta. Marque las casillas junto a los archivos que desea mover o copiar y seleccione el comando correspondiente del menú Más.

Todos los archivos cargados se almacenan en una suscripción determinada. Si desea cambiar la ubicación en la que se almacenan los archivos, vaya a Herramientas y configuración > Configuración de la compartición de archivos (en el grupo Configuración general). Puede seleccionar una suscripción distinta para alojar los archivos compartidos (tenga en cuenta que sólo podrá seleccionar suscripciones del administrador) y cambiar los directorios en los que estos se almacenan.

Para compartir los enlaces directos a los archivos cargados, abra cualquier suscripción del administrador del servidor y vaya a la sección Compartición de archivos. Marque las casillas junto a los enlaces directos que desea compartir y haga clic en Enviar enlace por email.